Privacy

Laatst bijgewerkt: 13 november 2026

Properlinx is gemaakt door Vizualinx, een bedrijf in België. Hier leest u welke persoonsgegevens Properlinx verwerkt (deze website, de webapp en de mobiele apps), waarom, hoe lang we ze bewaren en wat uw rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk

Vizualinx is verantwoordelijk voor uw account, voor aanvragen om aan te sluiten en voor de werking en beveiliging van Properlinx. U bereikt ons via hello@properlinx.com.

De gegevens die een immokantoor in Properlinx bijhoudt over zijn gebouwen, huurders, verhuurders, aannemers en herstellingen, zijn van dat immokantoor. Het immokantoor is daarvoor verantwoordelijk. Wij verwerken ze alleen voor het immokantoor en volgens zijn instructies.

Wat we bewaren

Uw account: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw rol, uw immokantoor en de taal van uw e-mails.
Wachtwoord: alleen als uw immokantoor wachtwoorden toelaat en u er een instelt. We bewaren alleen een onomkeerbaar gecodeerde versie, nooit het wachtwoord zelf.
Aanvragen om aan te sluiten: de naam van het immokantoor, uw naam, e-mailadres, telefoonnummer als u het opgeeft, land, het geschatte aantal wooneenheden, uw opmerking en uw taal.
Werk in de app: gebouwen, wooneenheden, contacten, meldingen van herstellingen, opdrachten, offertes, facturen, huurcontracten, notities, planning en uren.
Meldingen via de link of QR-code van een gebouw: uw naam, telefoonnummer, wat u schrijft en de foto’s die u toevoegt.
Bestanden: foto’s en documenten die u zelf toevoegt.
Locatie: alleen wanneer u in- of uitklokt, als uw immokantoor de locatiecontrole gebruikt en u dat toestaat. Eén meting op dat moment. We volgen uw locatie niet.
Meldingen op uw toestel: als u ze toestaat, het adres dat uw telefoon of browser ons geeft om ze te bezorgen.
Support: de berichten en bestanden die u naar de support van Properlinx stuurt.

Als er iets misgaat

Als de app crasht of er een serverfout optreedt, bewaren we een kort technisch verslag in onze eigen database om het probleem op te lossen. We gebruiken geen externe dienst voor foutopvolging.

Het verslag bevat de foutmelding, technische details, het scherm waarop het gebeurde (zonder persoonlijke delen van het webadres), het type toestel, de versie van de app, de taal en het tijdstip. Als u was aangemeld, ook uw intern accountnummer en het intern nummer van uw immokantoor. Nooit uw naam, uw e-mailadres of iets wat u hebt ingetypt.

E-mailadressen, telefoonnummers, bankrekeningnummers en lange codes worden verwijderd voordat een verslag wordt opgeslagen. Mislukte aanmeldingen worden niet bewaard. Alleen de beheerders van Properlinx zien deze verslagen.

Gebruikscijfers

Eén keer per dag tellen we per immokantoor het aantal gebouwen, wooneenheden, teamaccounts, opdrachten deze maand en de gebruikte opslag. Dat zijn alleen getallen. We gebruiken ze voor de prijs en om de capaciteit te plannen.

Waarom we ze gebruiken

Om Properlinx te laten werken voor u en uw immokantoor: aanmelden, herstellingen, goedkeuringen, planning en uren. Dat is nodig voor de dienst waarvoor u of uw immokantoor gekozen heeft.
Om berichten over de dienst te sturen: aanmeldcodes, een nieuwe opdracht, een gewijzigd tijdstip, een goedkeuring of een herinnering.
Om Properlinx veilig te houden, misbruik te stoppen en problemen op te lossen. Dat is ons gerechtvaardigd belang.
Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld voor facturen.
Locatie en meldingen alleen met uw toestemming. U kunt die altijd intrekken in de instellingen van uw telefoon of browser.

We verkopen geen persoonsgegevens. We tonen geen reclame en maken geen profielen.

Waar ze staan en wie ons helpt

Database en bestanden: opgeslagen in de Europese Unie (Ierland) bij onze databankleverancier.
Website en webapp: geleverd door onze hostingleverancier. Die ziet technische gegevens zoals uw IP-adres om de pagina’s te kunnen tonen.
E-mail: een e-maildienst verstuurt onze e-mails en ontvangt de e-mails die naar Properlinx gestuurd worden, zoals meldingen van herstellingen per e-mail. Die verwerkt de adressen, het bericht en eventuele bijlagen.
Meldingen op uw toestel: bezorgd via de pushdienst van uw browser of telefoon (Apple, Google, Mozilla of Microsoft). Meldingen in de webapp zijn versleuteld, zodat de pushdienst ze niet kan lezen. In de mobiele apps gaat de tekst via de pushdienst van het app-platform en via Apple of Google.
Kaart en foto’s van gebouwen: Google Maps zoekt aan de hand van het adres waar een gebouw op de kaart ligt. Als foto’s van gebouwen aanstaan, kan een gebouw zonder foto ook een straatfoto of kaart van Google Maps krijgen. Alleen het adres van het gebouw wordt verstuurd. De locatie en een eventuele afbeelding bewaren we zelf.
AI-functies in de app: Linx, onze assistent (getypt, ingesproken of met een bestand), spraak naar tekst, de AI-import van rapporten en de dashboardvoorstellen. Ze staan standaard uit. Properlinx schakelt ze per werkruimte in, en iedereen krijgt één keer de vraag om toestemming, vóór het eerste gebruik. Daarna sturen ze uw verzoek (uw vraag, uw spraakopname of het bestand dat u kiest) en de gegevens van het immokantoor die het antwoord nodig heeft, zoals de opdrachten, gebouwen en huurders die u kunt zien, naar een externe AI-dienst. Afhankelijk van de functie is dat OpenAI, Anthropic, Google, Mistral AI, Deepgram, AssemblyAI, Speechmatics, Apple of ElevenLabs. Wij kiezen welke per functie, en de app noemt ze vóór het eerste gebruik. U kunt uw toestemming intrekken in Profiel. Dit staat los van de AI-koppeling, waarmee mensen hun eigen AI-app koppelen.
Linx in de supportchat: staat standaard uit. Als wij het inschakelen, beantwoordt Linx berichten in de supportchat van Properlinx op basis van onze hulpgidsen, en kan het onze supportmedewerkers voorstellen hoe ze een bericht kunnen indelen. Uw bericht en de recente berichten van dat gesprek gaan dan naar een van de AI-diensten hierboven.

Deze leveranciers verwerken gegevens alleen volgens onze instructies. Sommige zijn gevestigd buiten de Europese Unie. Dan gebruiken we de waarborgen die de AVG vraagt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wie ze kan zien

Mensen in uw immokantoor zien wat hun rol toelaat. Huurders, verhuurders en aannemers zien alleen wat hen aanbelangt. Om te helpen bij een supportvraag kan een beheerder van Properlinx het account van een immokantoor openen in alleen-lezen. Elke keer wordt dat vastgelegd, met de reden. We delen gegevens met overheden alleen als de wet dat vraagt.

AI-koppeling (Claude, ChatGPT en andere AI-apps)

Eigenaars van het immokantoor en kantoormedewerkers kunnen hun eigen AI-app, zoals Claude, ChatGPT of Codex, koppelen aan hun immokantoor in Properlinx. Dat is optioneel en staat uit, tenzij Properlinx het voor het immokantoor heeft ingeschakeld. Iedereen koppelt voor zichzelf: u meldt zich zoals gewoonlijk aan bij Properlinx en keurt de koppeling goed op een toestemmingsscherm. Wat de koppeling bijhoudt over het werk van het immokantoor, hoort bij de gegevens van het immokantoor. Wij verwerken die alleen voor het immokantoor en volgens zijn instructies.

Wat de AI-app kan lezen: wat die persoon in de app ziet, zoals gebouwen, opdrachten, chats bij opdrachten, taken, offertes, facturen en uren. Contactvelden zijn beperkt: aannemers met volledige contactgegevens, huurders alleen met naam, wooneenheid en gebouw, verhuurders en teamleden zonder telefoonnummer of e-mailadres. De velden voor bankrekeningnummers, lonen, notities over contacten en slot- of toegangscodes worden nooit doorgegeven, en bestanden evenmin. Vrije tekst, zoals beschrijvingen van opdrachten, chatberichten en notities bij taken, wordt doorgegeven zoals hij geschreven is. De koppeling filtert die tekst niet: wat iemand erin typte, komt bij de AI-app terecht.
Wat de AI-app kan doen: niets, tenzij de eigenaar van het immokantoor de actietools heeft ingeschakeld en de verantwoordelijkheidsverklaring heeft aanvaard. Dan kan de AI-app bijvoorbeeld opdrachten en taken aanmaken, berichten sturen, werk toewijzen en inplannen, en offertes vragen, aanvaarden of weigeren. De AI-app handelt als de persoon die ze koppelde, met de rechten van die persoon.
Logboek: gebruikt de AI-app een actietool, dan legt Properlinx het resultaat vast, uitgevoerd of geweigerd: de persoon, de AI-app, het tijdstip, de uitkomst en een korte samenvatting, waarin namen, titels van opdrachten of het begin van een bericht kunnen staan. Een verzoek dat geweigerd wordt voordat het een actie bereikt, bijvoorbeeld omdat de toegang van de AI-app gestopt is of het verzoek onvolledig is, wordt niet vastgelegd. Lezen wordt niet per oproep vastgelegd: we noteren alleen wanneer een koppeling het laatst werd gebruikt. In Instellingen › AI-koppeling ziet de eigenaar van het immokantoor de recente acties van iedereen, en zien kantoormedewerkers hun eigen recente acties.
Wie de gegevens in de AI-app verwerkt: de gegevens gaan naar de AI-app die de persoon zelf koos. De aanbieder ervan (bijvoorbeeld Anthropic voor Claude, OpenAI voor ChatGPT en Codex) verwerkt ze volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Die aanbieder is geen van onze leveranciers (subverwerkers) en werkt niet volgens onze instructies. Wij bepalen niet hoe de AI-app de gegevens gebruikt. Voor de koppeling stuurt Properlinx zelf geen gegevens van het immokantoor naar een AI-model.
Ontkoppelen: u kunt op elk moment ontkoppelen via Instellingen › AI-koppeling, en de eigenaar van het immokantoor kan elke koppeling verbreken. De koppeling stopt dan meteen. Verwijdert u Properlinx in de AI-app, dan stopt de koppeling alleen als die app Properlinx vraagt om de toegang in te trekken. Niet elke app doet dat, dus ontkoppel voor de zekerheid ook in Properlinx. Geen van beide wist wat de AI-app al ontving: daarvoor kunt u terecht bij de aanbieder ervan.
Wanneer een koppeling ook stopt: als de persoon uit het immokantoor wordt verwijderd of geen eigenaar of kantoormedewerker meer is, als die persoon vraagt om het account te verwijderen, als Properlinx de AI-koppeling uitschakelt voor het immokantoor, of na 90 dagen zonder gebruik. Een gestopte koppeling blijft gestopt, ook als de wijziging wordt teruggedraaid: de persoon moet opnieuw koppelen.

Wat we voor de AI-koppeling bewaren, en hoe lang:

Aanmeldstappen: de tijdelijke aanvraag en de eenmalige code die gebruikt worden terwijl iemand een koppeling goedkeurt. Een aanvraag is 10 minuten geldig, een code 2 minuten.
Toegangstokens: de tokens waarmee de AI-app toegang krijgt tot Properlinx, alleen als onomkeerbaar gecodeerde versie, nooit het token zelf. Een token werkt een uur. Het token waarmee het vernieuwd wordt, geldt 90 dagen en wordt bij elk gebruik vervangen.
De koppeling: welke persoon, welk immokantoor en welke AI-app, wat ze mag (alleen lezen, of ook handelen), wanneer ze werd goedgekeurd, wanneer ze het laatst werd gebruikt en, als ze gestopt is, wanneer. We bewaren dat zolang de koppeling in gebruik is. Een gestopte koppeling verwijderen we 90 dagen nadat ze stopte. Wordt een account verwijderd, 30 dagen na de aanvraag, dan verwijderen we op dat moment ook de koppelingen van die persoon.
Registraties van AI-apps: de naam, het webadres en de terugkeeradressen die een AI-app opgeeft wanneer ze zich bij Properlinx registreert, en wanneer ze het laatst werd gebruikt. Verwijderd zodra geen koppeling ze nog gebruikt en niemand ze 90 dagen gebruikte.
Actietools en logboek: wie de actietools in- of uitschakelde en wanneer, welke versie van de verantwoordelijkheidsverklaring werd aanvaard, en het logboek hierboven. We bewaren dat zolang de gegevens van het immokantoor, ook als iemand vertrekt of het account verwijdert.
Opruimen: verlopen aanvragen, codes en tokens worden verwijderd door een automatische opruiming die elk uur in delen loopt, vanaf een uur nadat ze verlopen zijn. Dezelfde opruiming stopt ongebruikte koppelingen en verwijdert oude koppelingen en registraties.

Vragen over de AI-koppeling? Schrijf naar hello@properlinx.com. Voor wat een AI-app met de gegevens doet, kunt u terecht bij de aanbieder ervan.

Hoe lang we ze bewaren

Gegevens van een immokantoor: zolang het immokantoor Properlinx gebruikt.
Na het einde: wanneer de overeenkomst of de betaalde periode van een immokantoor afloopt, wordt de werkruimte alleen-lezen: mensen kunnen zich nog aanmelden en alles bekijken, maar er kan niets meer gewijzigd worden. De gegevens blijven bewaard.
Een kopie: tijdens het abonnement en tot 90 dagen na het einde ervan kan een eigenaar ons via hello@properlinx.com om een kopie van de gegevens van het immokantoor vragen. We sturen ze gratis binnen 30 dagen.
Verwijdering: als een eigenaar erom vraagt, verwijderen we de gegevens van het immokantoor binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Vraagt niemand iets, dan kunnen we de gegevens 12 maanden na het einde verwijderen. We laten het de eigenaars minstens 30 dagen vooraf per e-mail weten.
Back-ups: kopieën in onze back-ups verdwijnen wanneer die back-ups in hun normale cyclus vervangen worden.
Mensen die uit een immokantoor worden verwijderd: verliezen meteen hun toegang. Hun naam blijft staan in de geschiedenis van de opdrachten waaraan ze werkten.
Exacte locaties bij het klokken: verwijderd na hoogstens 90 dagen. Uw immokantoor kan een kortere termijn kiezen.
Aanvragen om aan te sluiten: tot u ons vraagt ze te verwijderen.
Technische foutverslagen: alleen de 20 recentste per probleem. Oudere worden automatisch verwijderd.
Gebruikscijfers: 400 dagen.
Bescherming tegen misbruik: om misbruik te stoppen tellen we kort het aantal aanvragen per e-mailadres, telefoonnummer of IP-adres. Die tellingen worden na een uur verwijderd. We gebruiken uw IP-adres voor niets anders.
Aanmeldcodes: 10 minuten geldig.

Cookies en opslag op uw toestel

We gebruiken geen cookies voor reclame of tracking, geen analyse en geen trackers van derden. De website onthoudt alleen de taal die u kiest. De app bewaart uw aanmelding op uw toestel (in de beveiligde sleutelhanger van uw telefoon in de mobiele apps, in de opslag van de browser op het web). Op het web onthoudt hij ook of u de installatietip hebt gesloten en de eerste stappen hebt afgerond.

Uw rechten

U kunt vragen om uw gegevens in te zien, te verbeteren of te wissen, het gebruik ervan te beperken, bezwaar te maken of een kopie te krijgen. Schrijf naar hello@properlinx.com. We antwoorden binnen een maand. Horen de gegevens bij de dossiers van uw immokantoor, dan geven we uw vraag door aan uw immokantoor en helpen we het antwoorden.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

Properlinx is gemaakt voor bedrijven en is niet bedoeld voor kinderen. Als we deze pagina wijzigen, passen we de datum bovenaan aan.