Confidentialité

Dernière mise à jour : 13 novembre 2026

Properlinx est conçu par Vizualinx, une société établie en Belgique. Cette page explique quelles données personnelles Properlinx traite (ce site, l’app web et les apps mobiles), pourquoi, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits.

Qui est responsable

Vizualinx est responsable de votre compte, des demandes d’adhésion et du bon fonctionnement et de la sécurité de Properlinx. Vous pouvez nous écrire à hello@properlinx.com.

Les informations qu’une agence immobilière conserve dans Properlinx sur ses immeubles, locataires, bailleurs, entrepreneurs et réparations appartiennent à cette agence. L’agence en est responsable. Nous les traitons uniquement pour l’agence et selon ses instructions.

Ce que nous conservons

Votre compte : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre rôle, votre agence et la langue de vos e-mails.
Mot de passe : uniquement si votre agence autorise les mots de passe et que vous en créez un. Nous en gardons seulement une version codée de manière irréversible, jamais le mot de passe lui-même.
Demandes d’adhésion : le nom de l’agence, votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone si vous le donnez, le pays, le nombre approximatif de logements, votre message et votre langue.
Travail dans l’app : immeubles, logements, contacts, signalements de réparation, interventions, devis, factures, baux, notes, planning et heures.
Signalements via le lien ou le code QR d’un immeuble : votre nom, votre numéro de téléphone, ce que vous écrivez et les photos que vous ajoutez.
Fichiers : les photos et documents que vous choisissez d’ajouter.
Localisation : uniquement quand vous pointez à l’arrivée ou au départ, si votre agence utilise le contrôle de localisation et que vous l’autorisez. Une seule mesure à ce moment-là. Nous ne suivons pas votre position.
Notifications : si vous les autorisez, l’adresse que votre téléphone ou votre navigateur nous donne pour les recevoir.
Support : les messages et fichiers que vous envoyez au support de Properlinx.

Quand quelque chose ne fonctionne pas

Quand l’app plante ou qu’une erreur serveur se produit, nous gardons un court rapport technique dans notre propre base de données pour corriger le problème. Nous n’utilisons aucun service externe de suivi des erreurs.

Le rapport contient le message d’erreur, des détails techniques, l’écran concerné (sans les parties personnelles de l’adresse web), le type d’appareil, la version de l’app, la langue et l’heure. Si vous étiez connecté, il contient aussi votre numéro de compte interne et le numéro interne de votre agence. Jamais votre nom, votre adresse e-mail ni ce que vous avez saisi.

Les adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros de compte bancaire et codes longs sont retirés avant l’enregistrement. Les connexions échouées ne sont pas enregistrées. Seuls les administrateurs de Properlinx voient ces rapports.

Chiffres d’utilisation

Une fois par jour, nous comptons pour chaque agence le nombre d’immeubles, de logements, de comptes d’équipe, d’interventions du mois et l’espace de stockage utilisé. Ce sont uniquement des chiffres. Nous les utilisons pour le prix et pour prévoir la capacité.

Pourquoi nous les utilisons

Pour faire fonctionner Properlinx pour vous et votre agence : connexion, réparations, approbations, planning et heures. C’est nécessaire au service que vous ou votre agence avez choisi.
Pour envoyer des messages liés au service : codes de connexion, nouvelle intervention, changement d’heure, approbation ou rappel.
Pour garder Properlinx sûr, empêcher les abus et corriger les problèmes. C’est notre intérêt légitime.
Pour respecter nos obligations légales, par exemple pour les factures.
La localisation et les notifications uniquement avec votre accord. Vous pouvez le retirer à tout moment dans les réglages de votre téléphone ou de votre navigateur.

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous n’affichons aucune publicité et ne créons aucun profil.

Où elles sont stockées et qui nous aide

Base de données et fichiers : stockés dans l’Union européenne (Irlande) chez notre fournisseur de base de données.
Site et app web : fournis par notre hébergeur. Il voit des données techniques comme votre adresse IP pour afficher les pages.
E-mail : un service d’e-mail envoie nos e-mails et reçoit les e-mails adressés à Properlinx, comme les signalements de réparation envoyés par e-mail. Il traite les adresses, le message et ses éventuelles pièces jointes.
Notifications : envoyées via le service de notifications de votre navigateur ou de votre téléphone (Apple, Google, Mozilla ou Microsoft). Les notifications de l’app web sont chiffrées, ce service ne peut donc pas les lire. Dans les apps mobiles, le texte passe par le service de notifications de la plateforme de l’app et par Apple ou Google.
Carte et photos des immeubles : à partir de l’adresse, Google Maps trouve où se situe un immeuble sur la carte. Si les photos des immeubles sont activées, un immeuble sans photo peut aussi recevoir une photo de rue ou un plan de Google Maps. Seule l’adresse de l’immeuble est envoyée. Nous conservons nous-mêmes l’emplacement et l’éventuelle image.
Fonctions IA dans l’app : Linx, notre assistant (par écrit, à la voix ou avec un fichier), la dictée vocale, l’import de rapports par IA et les suggestions du tableau de bord. Elles sont désactivées par défaut. Properlinx les active pour chaque espace, et chaque personne est consultée une fois avant sa première utilisation. Elles envoient alors votre demande (votre question, votre enregistrement vocal ou le fichier choisi) et les données de l’agence nécessaires à la réponse, comme les interventions, immeubles et locataires que vous voyez, à un service d’IA externe. Selon la fonction, il s’agit d’OpenAI, Anthropic, Google, Mistral AI, Deepgram, AssemblyAI, Speechmatics, Apple ou ElevenLabs. Nous choisissons lequel pour chaque fonction, et l’app les nomme avant la première utilisation. Vous pouvez retirer votre accord dans Profil. C’est distinct du connecteur IA, par lequel chaque personne relie sa propre application IA.
Linx dans le chat du support : désactivé par défaut. Quand nous l’activons, Linx répond aux messages du chat du support de Properlinx à partir de nos guides d’aide, et peut suggérer à notre équipe de support comment classer un message. Votre message et les messages récents de cette conversation sont alors envoyés à l’un des services d’IA ci-dessus.

Ces fournisseurs traitent les données uniquement selon nos instructions. Certains sont établis hors de l’Union européenne. Dans ce cas, nous utilisons les garanties exigées par le RGPD, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Qui peut les voir

Les personnes de votre agence voient ce que leur rôle permet. Les locataires, bailleurs et entrepreneurs ne voient que ce qui les concerne. Pour répondre à une demande de support, un administrateur de Properlinx peut ouvrir le compte d’une agence en lecture seule. Chaque accès est enregistré avec sa raison. Nous ne partageons des données avec les autorités que si la loi l’exige.

Connecteur IA (Claude, ChatGPT et autres applications IA)

Les propriétaires de l’agence et le personnel de bureau peuvent relier leur propre application IA, comme Claude, ChatGPT ou Codex, à leur agence dans Properlinx. C’est facultatif et désactivé, sauf si Properlinx l’a activé pour l’agence. Chaque personne se relie elle-même : elle se connecte à Properlinx comme d’habitude et approuve la connexion sur un écran de consentement. Ce que le connecteur conserve sur le travail de l’agence fait partie des données de l’agence, que nous traitons uniquement pour elle et selon ses instructions.

Ce que l’application IA peut lire : ce que cette personne voit dans l’app, comme les immeubles, les interventions, les discussions des interventions, les tâches, les devis, les factures et les heures. Les champs de contact sont limités : coordonnées complètes pour les entrepreneurs, uniquement le nom, le logement et l’immeuble pour les locataires, ni numéro de téléphone ni adresse e-mail pour les bailleurs et les membres de l’équipe. Les champs des numéros de compte bancaire, des salaires, des notes sur les contacts et des codes de serrure ou d’accès ne sont jamais transmis, pas plus que les fichiers. Le texte libre, comme les descriptions d’interventions, les messages des discussions et les notes des tâches, est transmis tel qu’il a été écrit. Le connecteur ne le filtre pas : ce que quelqu’un y a tapé parvient à l’application IA.
Ce que l’application IA peut faire : rien, sauf si le propriétaire de l’agence a activé les outils d’action et accepté la déclaration de responsabilité. Elle peut alors par exemple créer des interventions et des tâches, envoyer des messages, attribuer et planifier le travail, et demander, accepter ou refuser des devis. Elle agit au nom de la personne qui l’a reliée, avec les droits de cette personne.
Journal d’activité : quand l’application IA utilise un outil d’action, Properlinx enregistre le résultat, exécuté ou refusé : la personne, l’application IA, l’heure, le résultat et un court résumé, qui peut contenir des noms, des titres d’interventions ou le début d’un message. Une demande refusée avant d’atteindre une action, par exemple parce que l’accès de l’application IA a pris fin ou que la demande est incomplète, n’est pas enregistrée. La lecture n’est pas enregistrée appel par appel : nous notons seulement quand une connexion a été utilisée pour la dernière fois. Dans Réglages › Connecteur IA, le propriétaire de l’agence voit les actions récentes de tous, le personnel de bureau ses propres actions récentes.
Qui traite les données dans l’application IA : les données vont à l’application IA choisie par la personne. Son fournisseur (par exemple Anthropic pour Claude, OpenAI pour ChatGPT et Codex) les traite selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité. Ce fournisseur ne fait pas partie de nos fournisseurs (sous-traitants ultérieurs au sens du RGPD) et ne travaille pas selon nos instructions. Nous ne contrôlons pas l’usage que l’application IA fait des données. Pour le connecteur, Properlinx n’envoie lui-même aucune donnée de l’agence à un modèle d’IA.
Se déconnecter : vous pouvez vous déconnecter à tout moment dans Réglages › Connecteur IA, et le propriétaire de l’agence peut déconnecter chaque connexion. Elle prend fin immédiatement. Retirer Properlinx dans l’application IA ne met fin à la connexion que si cette application demande à Properlinx de révoquer son accès. Toutes ne le font pas : pour être sûr, déconnectez-vous aussi dans Properlinx. Ni l’un ni l’autre n’efface ce que l’application IA a déjà reçu : pour cela, adressez-vous à son fournisseur.
Quand une connexion prend aussi fin : quand la personne est retirée de l’agence ou n’est plus propriétaire de l’agence ni membre du personnel de bureau, quand elle demande la suppression de son compte, quand Properlinx désactive le connecteur pour l’agence, ou après 90 jours sans utilisation. Une connexion terminée le reste, même si le changement est annulé : la personne doit se reconnecter.

Ce que nous conservons pour le connecteur, et combien de temps :

Étapes de connexion : la demande temporaire et le code à usage unique utilisés pendant qu’une personne approuve une connexion. Une demande est valable 10 minutes, un code 2 minutes.
Jetons d’accès : les jetons qui permettent à l’application IA d’accéder à Properlinx, uniquement sous une forme codée de manière irréversible, jamais le jeton lui-même. Un jeton est valable une heure. Le jeton qui permet de le renouveler est valable 90 jours et est remplacé à chaque utilisation.
La connexion : quelle personne, quelle agence et quelle application IA, ce qu’elle peut faire (lire seulement, ou aussi agir), quand elle a été approuvée, quand elle a été utilisée pour la dernière fois et, une fois terminée, quand elle a pris fin. Conservée tant qu’elle est utilisée. Une connexion terminée est supprimée 90 jours après sa fin. Quand le compte d’une personne est supprimé, 30 jours après sa demande, ses connexions sont supprimées à ce moment-là.
Enregistrements d’applications IA : le nom, l’adresse web et les adresses de retour qu’une application IA indique quand elle s’enregistre auprès de Properlinx, et la date de sa dernière utilisation. Supprimés dès qu’aucune connexion ne l’utilise et que personne ne l’a utilisée depuis 90 jours.
Outils d’action et journal : qui a activé ou désactivé les outils d’action et quand, quelle version de la déclaration de responsabilité a été acceptée, et le journal d’activité ci-dessus. Conservés aussi longtemps que les données de l’agence, même après le départ d’une personne ou la suppression de son compte.
Nettoyage : les demandes, codes et jetons expirés sont supprimés par un nettoyage automatique qui s’exécute toutes les heures, par lots, à partir d’une heure après leur expiration. Le même nettoyage met fin aux connexions inutilisées et supprime les anciennes connexions et les anciens enregistrements.

Des questions sur le connecteur IA ? Écrivez à hello@properlinx.com. Pour ce qu’une application IA fait des données, adressez-vous à son fournisseur.

Combien de temps nous les gardons

Données d’une agence : tant que l’agence utilise Properlinx.
Après la fin : quand le contrat ou la période payée d’une agence prend fin, son espace passe en lecture seule : les personnes peuvent encore se connecter et tout consulter, mais plus rien ne peut être modifié. Les données sont conservées.
Une copie : pendant l’abonnement et jusqu’à 90 jours après sa fin, un propriétaire de l’agence peut nous demander une copie des données de l’agence à hello@properlinx.com. Nous l’envoyons gratuitement dans les 30 jours.
Suppression : à la demande d’un propriétaire de l’agence, nous supprimons les données de l’agence dans les 30 jours, sauf ce que la loi nous oblige à garder. Si personne ne demande rien, nous pouvons les supprimer 12 mois après la fin. Nous prévenons les propriétaires de l’agence par e-mail au moins 30 jours avant.
Sauvegardes : les copies dans nos sauvegardes disparaissent quand ces sauvegardes sont remplacées selon leur cycle normal.
Personnes retirées d’une agence : elles perdent l’accès immédiatement. Leur nom reste dans l’historique des interventions auxquelles elles ont participé.
Positions exactes au pointage : supprimées après 90 jours au maximum. Votre agence peut choisir une durée plus courte.
Demandes d’adhésion : jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer.
Rapports d’erreur techniques : seulement les 20 plus récents par problème. Les plus anciens sont supprimés automatiquement.
Chiffres d’utilisation : 400 jours.
Protection contre les abus : pour empêcher les abus, nous comptons brièvement les demandes par adresse e-mail, numéro de téléphone ou adresse IP. Ces comptages sont supprimés après une heure. Nous n’utilisons votre adresse IP pour rien d’autre.
Codes de connexion : valables 10 minutes.

Cookies et stockage sur votre appareil

Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire ou de suivi, aucun outil d’analyse et aucun traceur tiers. Le site retient uniquement la langue que vous choisissez. L’app conserve votre connexion sur votre appareil (dans le trousseau sécurisé du téléphone pour les apps mobiles, dans le stockage du navigateur sur le web). Sur le web, elle retient aussi si vous avez fermé le conseil d’installation et terminé les premières étapes.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter, corriger ou supprimer vos données, à en limiter l’utilisation, à vous y opposer ou à en recevoir une copie. Écrivez à hello@properlinx.com. Nous répondons dans un délai d’un mois. Si les données font partie des dossiers de votre agence, nous transmettons votre demande à votre agence et l’aidons à y répondre.

Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).

Modifications

Properlinx est conçu pour les entreprises et ne s’adresse pas aux enfants. Quand nous modifions cette page, nous mettons à jour la date en haut.